So bereiten sich Gründer auf die erste Steuerberatung vor: Standard 2026

Kanzleien sortieren vor, wer nicht vorbereitet erscheint

Der Steuerberatermarkt in Deutschland arbeitet seit Jahren an der Kapazitätsgrenze. Die Bundessteuerberaterkammer weist regelmäßig auf den Nachwuchsmangel im Berufsstand hin, viele Kanzleien nehmen deshalb keine neuen Mandate ohne Vorprüfung mehr an. Das Erstgespräch wandelt sich von einem offenen Kennenlernen zu einer Strukturprüfung. Wer unvorbereitet erscheint, bekommt häufig eine Unterlagenliste und einen zweiten Termin anstelle der inhaltlichen Beratung.

Die Rechtsformwahl erfordert eine fundierte Entscheidung

Eine GmbH verlangt nach dem GmbH-Gesetz ein Stammkapital von 25.000 Euro, bei Bargründung müssen mindestens 12.500 Euro sofort eingezahlt werden. Die Unternehmergesellschaft (UG) kommt formal mit einem Euro aus, muss aber ein Viertel des Jahresüberschusses als Rücklage bilden, bis sie die 25.000-Euro-Schwelle erreicht. Einzelunternehmen und GbR brauchen kein Startkapital, dafür haftet der Gründer unbeschränkt mit dem Privatvermögen. Ein Steuerberater fragt im ersten Gespräch nach dem Haftungsrisiko des Geschäftsmodells und nach Plänen für den Einstieg von Investoren, statt nach der sympathischsten Rechtsform. Wer diese Antwort nicht mitbringt, verschiebt die eigentliche Gründung um Wochen.

GoBD-konforme Belegablage ist der neue Mindeststandard

Die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – gelten seit 2015 und wurden 2019 präzisiert. Sie verlangen, dass Belege unveränderbar, nachvollziehbar und zeitnah erfasst werden. Der Schuhkarton mit Quittungen ist damit keine zulässige Option mehr und führt zu Rückfragen. Tools wie DATEV Unternehmen online, Lexoffice oder sevDesk erfüllen die Anforderung, indem sie Belege direkt bei Eingang digitalisieren und mit der Kanzlei-Software verbinden. Mit der Frage nach dem geplanten Buchhaltungssystem prüft ein Steuerberater im Erstgespräch die Grundlage für eine funktionierende Zusammenarbeit.

Die Kleinunternehmerregelung entscheidet über die erste Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG eine neue Grenze: 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr, angehoben durch das Jahressteuergesetz 2024. Diese Zahl entscheidet, ob die erste Ausgangsrechnung mit oder ohne Umsatzsteuer geschrieben wird – und lässt sich nicht rückwirkend korrigieren. Ein Steuerberater klärt diese Frage deshalb zwingend vor der ersten Rechnung.

1. Personalausweis und, bei mehreren Gründern, die Gesellschafterliste mit Beteiligungsquoten
2. Entwurf des Gesellschaftsvertrags oder zumindest die geplante Rechtsform mit Begründung
3. Kontoauszüge des Gründungskontos beziehungsweise Nachweis der Kapitaleinlage
4. Liquiditätsplanung für mindestens zwölf Monate mit laufenden Fixkosten
5. Entwurf oder Kopie der Gewerbeanmeldung, falls bereits eingereicht
6. Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
7. Geplantes Buchhaltungssystem beziehungsweise Software für die Belegerfassung

Das Honorar richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung

Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab, die Gegenstandswert-abhängige Rahmensätze vorgibt. Für Gründungsberatung und laufende Buchführung vereinbaren viele Kanzleien inzwischen Pauschalen statt Stundensätzen, weil das für beide Seiten planbarer ist. Wer im Erstgespräch nach dem Abrechnungsmodell fragt und die eigene Belegmenge realistisch einschätzt, verhandelt auf Augenhöhe – wer das offenlässt, akzeptiert später den Rahmensatz, den die Kanzlei für angemessen hält.

Gute Vorbereitung ist die Basis für eine erfolgreiche Beratung

Ein Steuerberater kann eine Rechtsform empfehlen, eine Buchhaltung einrichten und eine Steuerlast simulieren. Er kann nicht die Entscheidung treffen, welches Risiko ein Gründer tragen will. Diese Entscheidung liegt vor dem ersten Termin – und genau das prüft die Kanzlei 2026 als Erstes.